«In einer gelungenen Dienstplanung müssen auch einmal aussergewöhnliche Dinge Platz haben.»

Julia Frey, September 2022

Die Dienstplanung wird von Ärztinnen und Ärzten immer wieder als wesentliches Element einer vereinbarkeitsfreundlichen Arbeitsumgebung im Spitalbetrieb angeführt. Dazu hat Julia Frey im Sommer 2022 ein Gespräch mit Frau Dr. med. Susanne Eichenberger, Spitalfachärztin und Dienstplanerin des universitären Notfallzentrums des Inselspitals Bern, geführt.

Frau Dr. Eichenberger, welche Aufgaben umfasst die Dienstplanung in der klinischen Abteilung eines Spitals?

Einerseits umfasst die Dienstplanung die operative Planung, also die Erstellung der Pläne, wer wann arbeitet. Die Erstellung dieser Pläne nehmen wir normalerweise zwei Monate im Voraus vor und berücksichtigen dabei fixe freie Wochentage von Mitarbeitenden und ihre individuellen Wünsche für Freitage, welche im zu planenden Monat jeweils anfallen. Mit diesem zweimonatigen Vorlauf können wir den Ärztinnen und Ärzten einerseits eine gewisse Planungssicherheit für ihre Freizeit geben, andererseits laufen wir auch nicht Gefahr, die Planung aufgrund personeller Veränderungen doppelt vornehmen zu müssen.

Auf der anderen Seite stellt die strategische Personalplanung eine zentrale Aufgabe dar. Sie muss weit vorausschauend gemacht werden, da wir die Rekrutierung der Ärztinnen und Ärzte teilweise zwei Jahre vor Stellenantritt vornehmen. Da es z.B. aufgrund von Beförderungen und Mutterschaftsurlaub immer wieder zu Ausfällen kommt, überbuchen wir bei der Rekrutierung im Vorjahr die Dienste mit ein bis zwei Vollzeitstellen, damit es am Schluss aufgeht. Dadurch ist es möglich, dass man zwischenzeitlich kurzfristig zu viele Personen hat. Dies ist in der Regel jedoch ein geringeres Problem, als wenn zu wenige Personen zum Planen zur Verfügung stehen. Um eine ganzheitliche Umsetzung der Personalplanung zu gewährleisten, sind wir entsprechend auch in die Personalrekrutierung involviert.

Wie können Sie mit einer gelungenen Dienstplangestaltung die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben unterstützen?

Ich glaube es braucht eine Verlässlichkeit. Also, dass sich die Mitarbeitenden auf ihren festen freien Wochentag verlassen können. Gerade für Kolleginnen und Kollegen mit Sorgepflichten ist dies wichtig. Dann achte ich auch besonders darauf, dass genügend Ruhezeiten zwischen den Diensten eingeplant werden. Aus meiner Sicht darf man die Mindestzeiten nur in wenigen Ausnahmefällen ausschöpfen. Besonders nach dem Nachtdienst muss genügend Ruhezeit eingeplant werden, um eine Erholung zu gewährleisten.

In einer gelungenen Dienstplanung müssen zudem auch einmal aussergewöhnliche Dinge Platz haben. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel in einem Monat einmal an drei Hochzeiten eingeladen ist, suchen wir im Gespräch eine Lösung, um die drei Wochenenden freizugeben. Im Gegenzug sind die Mitarbeitenden dann auch gerne bereit, im Folgemonat ein Wochenende mehr zu arbeiten.

Für uns Planerinnen ist es wichtig zu akzeptieren, dass es immer wieder unvorhergesehene Dinge gibt, für die wir eine Lösung finden müssen. Durch ein Geben und Nehmen funktioniert dies. Auch das Wohlwollen unserer Klinikleitung gegenüber eben diesen Bedürfnissen, ist entscheidend. Unsere Klinikleitung kämpft bei steigenden Patientenzahlen für das Einstellen von zusätzlichen Mitarbeitenden, was uns eine gute Dienstplanung ermöglicht. Die Klinikleitung akzeptiert auch, dass der Schichtbetrieb eine Belastung ist und ich glaube, allein diese Anerkennung macht die Belastung bereits viel erträglicher.

Welche Herausforderungen sind mit der Dienstplanung verknüpft, wenn es um die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben in der Ärzteschaft geht?

Ich erlebe das Gewährleisten von Fairness als grösste Herausforderung. Einerseits möchte man bei der Planung auf individuelle Bedürfnisse eingehen, muss aber trotzdem alle gleich behandeln und sicherstellen, dass niemand zu kurz kommt. Das ist zwischen Teilzeit- und Vollzeitmitarbeitenden besonders zu berücksichtigen. Lassen Sie mich das erklären: Gerade bei den Assistenzärztinnen und -ärzten mit einer Soll-Arbeitszeit von 10 Stunden stellt die Einhaltung der Ruhezeit eine Herausforderung dar.

Damit trotz Schicht-Rotation die Ruhezeiten gewährleistet werden können, generieren die Vollzeit angestellten Ärztinnen und Ärzte Minusstunden. Diese sind unvermeidbar, weil wir nur so arbeitsgesetzkonform und für die Mitarbeitenden langfristig erträglich planen können. Es ist nun aber auch wichtig, dass die Teilzeitarbeitenden, die dieselben Schichten arbeiten, am Ende ebenfalls prozentual einen Anteil «Minus-Stunden» haben, so dass sie nicht benachteiligt werden (vgl. dazu auch den Leitfaden zur Förderung der Teilzeit vom vsao, 2021).

Schlussendlich können wir Fairness gewährleisten, wenn das ganze Team die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben für jede einzelne Person trägt. Auch dann gelingt ein Geben und Nehmen. Erleichtert wird für uns im universitären Notfall die Dienstplanung dadurch, dass wir einen grossen Personalpool zur Verfügung haben und somit in der Regel relativ leicht jemanden finden, der oder die einspringen kann. Für Dienstplanungen mit einem kleineren Team ist das viel schwieriger. Da können wir bei allem Goodwill nicht so flexibel planen, wie wir das gerne wollen.

Welche Erfahrungen haben Sie mit den Effekten einer gelungenen Dienstplanung gemacht?

Gerade im Drei-Schicht-System erachte ich den positiven Effekt der Dienstplanung durch die Verteilung der Schichten und Einplanung von genügend Ruhezeiten als sehr hoch. Ich merke, dass die Ärztinnen und Ärzte zufriedener und gesünder sind, wenn die Planung für sie stimmt.

Unsere Arbeit auf dem universitären Notfall ist sehr anspruchsvoll. Die Dienste sind ausgesprochen streng, die Arbeitsdichte ist hoch und wird zunehmend höher. Sogar vor diesem Hintergrund empfehlen die Assistenzärztinnen und -ärzte ihre Stelle weiter, die Klinik wird gelobt und die Anstellungsbedingungen weitererzählt. Ich bin mir sicher, das hängt nebst unserem guten Arbeitsklima auch mit der Dienstplanung zusammen.

Herzlichen Dank für das Gespräch!