Prozessoptimierung Überwinterungsservice

Der frostige Winter 2011/12 war der Schrecken vieler Pflanzenliebhaber. Im Frühling mussten viele Hobbygärtnerinnen von ihren gehegten und gepflegten Palmen, Oleander etc. Abschied  nehmen. Die Pflanzen konnten der eisigen Kälte nicht standhalten und sind schlicht erfroren. Hätte man dies verhindern können?

Ausgangslage

Das Berufsbildungsheim Neuhof bzw. die betriebseigene Gärtnerei und der Gartenbau bieten einen Überwinterungsservice für frostempfindliche Kübelpflanzen an. Die Dienstleistung wird von vielen Kunden rege genutzt. Es ist anzunehmen, dass der vergangene harte Winter die Popularität dieses Dienstes noch verstärkt. Trotz des grossen Kundenstamms werden die Arbeiten noch sehr traditionell und ohne viel IT-Unterstützung bewältigt. Der Neuhof wünscht eine Analyse des Prozesses. Es sollen Optimierungspotenziale aufgezeigt und konkrete Massnahmen definiert werden.

Vorgehen

Der Prozess Überwinterungsservice wurde aufgrund von Gesprächen mit den Verantwortlichen, Vorort-Beobachtungen, einer  Einsatzbegleitung des Gartenbauteams und vergleichenden Studien anderer Gartenbaubetriebe analysiert. Zuerst galt es, den Prozess textuell und graphisch darzustellen. Anhand der Modellierung wurden Schwachstellen im Prozess aufgedeckt und passende Optimierungsvorschläge definiert und bewertet. Mit dem Fokus auf die Datenerfassung und Haltung der Prozessdaten wurden konkrete Massnahmen zur Umsetzung empfohlen.

Ergebnisse

Die Arbeit zeigte, dass ein ins Auge gefasstes Erfassungssystem über elektronische Etiketten für den Neuhof zum jetzigen Zeitpunkt nicht sinnvoll ist. Die verfügbaren Systeme auf dem Markt entsprechen (noch) nicht den Bedürfnissen und Ansprüchen des Neuhofs, die Entwicklung soll weiter verfolgt werden. Auf der anderen Seite wird  dringend zu einer Umstellung auf die elektronische Datenhaltung geraten. Im Neuhof wird bereits die Branchensoftware CH-Gartenbau für die Rechnungsstellung aller anderen Tätigkeiten des Gartenbaus eingesetzt. CH-Gartenbau eignet sich gut für die Administration der Prozessdaten des Überwinterungsservice und für die Rechnungserstellung. Ohne grosse Kostenfolge können die handschriftlichen und nicht mehr zeitgemässen Kundenblätter  abgelöst werden, und die Rechnungserstellung kann zukünftig effizient vom Gartenbau selber erledigt werden. Die  Stammdatenerfassung bedingt einen gewissen Zeitaufwand, welcher sich aber lohnt.

Autor: Anna Hitz, Absolventin Wirtschaftsinformatik