Dokumentenmanagement in einer Logistikunternehmung

Im Rahmen seiner Bachelor-Thesis untersucht ein angehender Wirtschaftsingenieur das Dokumentenmanagement in einem Schweizer Unternehmen.

 

Ausgangslage

Ein grosses Schweizer Logistikunternehmen hat im Rahmen seiner Zertifizierung nach ISO 9001 einen Dokumentenmanagement-Prozess und damit auch eine dafür spezialisierte Software eingeführt. Fehlender Rückhalt bei den Benutzern für die Software und mehrfach gemeldetes Verbesserungspotenzial begründen den Bedarf nach dem Projekt zur Optimierung des Dokumentenmanagements.

Abb. 1: Nicht ausreichende Bedienerfreundlichkeit der verwendeten DMS-Software

Vorgehen und Methodik

Die Analyse baute auf Gespräche mit Mitgliedern aus dem Qualitätsmanagement-Gremium, einen Fragebogen und Interviews auf, um die Bedürfnisse an das Dokumentenmanagement aus Sicht der Betroffenen selbst zu erfassen. Diese wurden ergänzt durch eigene Recherche in Normen und Regelwerken der Organisation. Weiter dienten Nachfragen beim IT-Dienstleister der Ursachenanalyse und Lösungsfindung. Ein Workshop stellte den  Übergang zur Konzeptphase her.

Bei der Analyse wurden organisationsinterne und -externe Ursachen getrennt betrachtet, um den Ansatzpunkt für Verbesserungen möglichst einzugrenzen. Die Analyse zeigte schnell auf, dass das Dokumentenmanagement als Geschäftsprozess die weit grössere Herausforderung darstellt als die rein technische Komponente der Software.

Erkenntnisse und Konzept

Das aktuelle Dokumentenmanagement liegt weit unter dem Potenzial, das mit der verwendeten Software mit leichten Änderungen und mittlerem Aufwand erreicht werden kann. Die Haupt-ursachen dafür liegen in nicht klar definierten Zuständigkeiten und fehlender Ressourcenbereitstellung, ebenso wie an einem stark ausbaufähigen Wissensmanagement, das durch Fluktuation merklich gelitten hat.

Anforderungen an das DMS-System wurden aufgrund fehlender Validierung nie auf Ihre Umsetzung hin überprüft und resultieren in der parallelen Verwendung verschiedener Tools in den einzelnen Divisionen.

Das Konzept empfiehlt die Klärung der Verantwortlichkeiten und Ressourcenbereitstellung vorrangig durchzuführen. Anschliessend ist es elementar, die Software im Rahmen einer Validierung auf die aktuelle Version updaten zu lassen. Mit einem Modul, das die Erstellung von Workflows  im Programm ermöglicht, sollte das System in demselben Schritt erweitert werden. Unentbehrlich wird im Anschluss die Schulung zwecks nachhaltigem Wissensaufbau und -erhalt im Umgang mit dem Prozess und der Software sein.

Abb. 2: Vorgehensschritte kategorisiert nach dem MTO-Ansatz

Im Weiteren konnte ein Konsens erarbeitet werden, die Geschäftsprozesse einheitlich durch ein Modellierungstool in der DMS-Software abzubilden. Dieses verknüpft die Prozessschritte in einer Datenbank. Daraus resultiert ein erheblichen Mehrwert gegenüber der bestehenden, uneinheitlichen Darstellung der einzelnen Prozesse.

Der Hauptnutzen aus dem optimierten DMS wird eine gesteigerte Attraktivität bei geringeren Risiken durch proaktive Erfüllung von Anforderungen von Kunden und aus Normen sein. Ergänzend unterstützt das aufzubauende Wissensmanagement die Qualitätssicherung durch die Erhöhung der Prozesssicherheit.