«Als Leiterin Services bin ich zuständig für eine Organisationseinheit, die sich aus dem Controlling, dem IT-Verantwortlichen als Schnittstelle zur IT, der Assistentin der Hochschulleitung sowie dem vierköpfigen Team für Marketing und Kommunikation (MarKom) zusammensetzt. Dazu kommen in einer Matrixfunktion Fachpersonen aus dem HR, der Studierenden- sowie der Weiterbildungsadministration. Ein grosser Teil meiner Aufgaben ist das Führen, Begleiten und Coachen der Fachexpert*innen, die diesen bunten Strauss an Aufgaben wahrnehmen. Ich begleiten sie dabei, ihre Fachbereiche weiterzuentwickeln, beispielsweise den Budgetprozess.

Ein anderer wichtiger Teil meiner Arbeit sind das Projekt- und Qualitätsmanagement. So bin ich beispielsweise Projektleiterin für die Strategie HABG 2035, an der wir gerade intensiv arbeiten und die ab 2025 gültig sein soll. Ich verantworte die Aktualisierung und Pflege des Qualitätsmanagementkonzepts unserer Hochschule und vertrete diese in der FHNW Qualitätskommission. In diesem Themenfeld erwartet uns 2024 die Arbeitsweltbefragung, deren Resultate unter anderem in das Q-Reporting 2026 zuhanden der FHNW einfliessen werden. Diese verschiedenen Aufgabengebiete führen dann auch dazu, dass ich Schnittstelle zu den Campus Services bin und laufend in Austausch mit den Serviceleitenden der anderen Hochschulen stehe, wodurch sich die Zusammenarbeit, basierend auf Vertrauen und Respekt, verbessert und vereinfacht hat. Das mag aus Sicht der Institute nicht unbedingt stark zu spüren sein, doch gehen gewisse Dinge nun einfacher, da man aufeinander zugehen kann und eine gemeinsame Basis etabliert hat.

Sandra Tessarini (links im Bild) leitete die Workshops zur Strategie HABG 2035 gemeinsam mit externer Unterstützung.

Und nicht zuletzt bin ich Stellvertreterin des Direktors unserer Hochschule, Geri Schrotter. Er informiert mich über wichtige Themen auf seiner Führungsebene, sodass ich weiss, was läuft und für den Notfall gerüstet bin, wenn ich ihn in einer Sitzung vertreten müsste. Gleichzeitig kann ich ihn als Sparringpartnerin unterstützen. Dank dieser Zusatzfunktion und dem daraus resultierenden Überblick fällt es mir leicht, die Hochschulleitungssitzungen vorzubereiten und die Geschäfte im Blick zu behalten. Und es bringt mehr Verantwortung mit sich, was mir Freude macht.

Für mich steht bei meiner Arbeit stets die Dienstleitung im Mittelpunkt. Ich bringe gerne Leute oder auch Themen zusammen und sehe das auch als meine Aufgabe an der HABG. Auf meinem beruflichen Weg habe ich schon früh im Dienstleistungssektor gearbeitet, das hat während dem Studium im Verkauf begonnen. Dabei habe ich meine Leidenschaft dafür entdeckt, Dienstleitungen zu erbringen. Das hat sich seither wie ein roter Faden durch all meine Funktionen hindurchgezogen.

Nun unterstütze ich die HABG in der Weiterentwicklung. Ich möchte Dienstleistungen erbringen, die es den Instituten ermöglichen, sich auf ihr Kerngeschäft zu fokussieren. Und ich möchte vernetzen, sei dies innerhalb unserer Hochschule, mit dem Campus oder anderen Hochschulen. Das macht mir Freude und ist der Grund, dass ich am Morgen gerne aufstehe und zur Arbeit gehe – die Zusammenarbeit mit den Leuten und die Dienstleistungen für sie.

Wir als Services erledigen Aufgaben für andere, sei dies für die FHNW, die HABG oder einzelne Institute oder Angebote. Aber: Damit wir dies tun können, brauchen wir die anderen auch ganz fest, ohne Zusammenarbeit funktionieren wir nicht. Das heisst, wir brauchen Informationen, wir brauchen Austausch, wir brauchen Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit unserer Partner*innen. Ansonsten sind wir losgelöst von den Themen, Anliegen und Bedürfnissen unserer Anspruchsgruppen, und es wird schwierig, die Unterstützung bieten zu können, die nötig ist.

Aber natürlich gibt es auch Grenzen. Es gibt immer wieder Themen, die an uns herangetragen werden, die wir nur bis zu einem gewissen Mass unterstützen können. Ein Beispiel ist die Planung der Raumkontingente. Ich kann den Prozess organisieren und in der Planungsphase Schnittstelle sein zwischen dem Campus und den Stundenplaner*innen. Im Daily-Business während des Semesters braucht es dann aber wieder die Studiengangsleitungen oder Stundenplaner*innen direkt.

Oft ist aber nicht das Anliegen das Problem, sondern die Geschwindigkeit, mit der dessen Lösung von uns erwartet wird, im Stil «könnt Ihr noch schnell» - da müssen wir manchmal Grenzen aufzeigen. Unsere Ressourcen sind begrenzt und meist schon verplant, sodass für Feuerwehrübungen der Raum fehlt.

Grenzen setzt uns auch das Budget. Wir erwirtschaften keinen direkten Ertrag und sind daher auf die Finanzierung durch die Institute respektive Globalmittel angewiesen. Dementsprechend ist es mir wichtig, dass wir sparsam mit den zur Verfügung gestellten Mitteln umgehen, doch zaubern können wir nicht. Das ist ein anspruchsvolles und schwieriges Spannungsfeld, bei dem die Vorstellung darüber, welche Möglichkeiten wir haben, nicht immer der Realität entspricht, beispielsweise wenn das MarKom «mehr machen» soll, jedoch keine Ressourcen zur Verfügung stehen. Ich bin überzeugt, dass wir wirklich viel aus dem herausholen, das wir haben, das zeigt uns auch ein Blick auf die Neueintritte im Herbstsemester 2023/2024. Dennoch wünsche ich mir, dass wir bezüglich Finanzen noch mehr aus dem Reagieren weg hin zum Steuern zu kommen. Da haben wir schon einiges geschafft, aber es hat noch Potential.

Bei dem bunten Strauss an Aufgaben und Themen kommen meine bisherigen beruflichen Erfahrungen stark zum Tragen. Von den Support Services im Detailhandel über Stationen in öffentlichen Verwaltungen habe ich immer in Dienstleistungs- und Schnittstellenfunktionen gearbeitet. Zuletzt war ich als Generalsekretärin der Gemeinde Riehen verantwortlich für den gesamten Politikbetrieb. So habe ich Gemeinderats- und Einwohnerratssitzungen vorbereitet, politische Geschäfte begleitet und als Schnittstelle zwischen Politik und Verwaltung Übersetzungsarbeit geleistet. Jeder Bereich hat eine eigene Fachsprache, in der man sich zurechtfinden und vermitteln muss. Das ist auch an der FHNW so. Beispielsweise zwischen Admin und Lehre, Forschung oder Weiterbildung. Der Fokus ist bei allen woanders und man muss versuchen, die verschiedenen Sichtweisen zusammen zu bringen. Auch bei uns gilt es zu spüren, wann welches Thema wie weit ist, wann man pushen und wann vielleicht etwas Gas rausnehmen muss. Es gibt ja nicht einfach DIE Wahrheit, sondern es gibt stets mehrere Wahrheiten und man muss schauen, wie man diese zusammenbringt. Und manchmal muss dann trotzdem eine Entscheidung getroffen werden, die nicht für alle stimmig ist, aber im Sinne der Sache, der Hochschule oder der FHNW. Das gehört zum Job.

Auch bei den Services geht es um das Verbinden und Übersetzen Wir sind ein extrem heterogenes Team, in dem beispielsweise MarKom und Controlling oft nicht viel miteinander zu tun hatten. Durch einen regelmässigen Teamtag am Montag, an dem wir seit Sommer 2023 in einem gemeinsamen Raum arbeiten können, konnten wir ein Wir-Gefühl schaffen. Zudem hatten wir im November eine erste gemeinsame Retraite, auch zusammen mit den anderen Personen aus der Matrixorganisation. Dabei hat sich gezeigt, dass verschiedene Bereiche die gleichen Themen beschäftigen - beispielsweise, dass wir alle auf Informationen und Austausch angewiesen sind. Dieses gegenseitige Verständnis hilft uns, uns als Organisationseinheit zu verstehen.

Das Miteinander wurde auch in den Hochschulleitungsmeetings einfacher, unter anderem durch eine verbesserte Struktur und einfachere Abläufe bei den Hochschulleitungsmeetings. Wir haben versucht, einen roten Faden herauszuarbeiten und die Vorbereitung zu optimieren. Beispielsweise arbeiten wir mit klaren Anträgen, welche besprochen werden. Dadurch werden die Protokolle einfacher wie auch die Sitzungsführung für den Direktor.

Ganz allgemein wünsche ich mir, dass wir noch präsenter werden. Die Finanzen beispielsweise, da kennt man Christoph Bachmann in allen Instituten und weiss, was er macht. In anderen Bereichen ist das Bewusstsein noch nicht so vorhanden. Ich möchte den Services deshalb ein Gesicht verleihen. Wir wollen die erste Wahl sein, wenn es um übergeordnete Themen geht. Sodass die Mitarbeitenden in den Instituten, wenn sie anstehen oder sich neue Fragen ergeben, auf uns zukommen und mit uns gemeinsam schauen, was wir tun können. Also nicht nur «FHNW erste Wahl», sondern auch «Services HABG erste Wahl» (lacht).

Eine grosse Aufgabe im 2024 ist für mich als Nutzendenvertreterin, die HABG im Projektteam Raumprojekt Campus Muttenz 2035 zu vertreten. Nach Vorbereitungssitzungen im 2023 steht im neuen Jahr die Nutzungsprofilanalyse an, aus der heraus es dann Workshops geben wird. Als Nutzendenvertreterin bin ich hier im Lead, zusammen mit externer Unterstützung auf Ebene HABG Workshops zu organisieren, die Nutzungsprofilanalyse zu validieren, zu ergänzen und als Schnittstelle zwischen Hochschule und Projekt, auf beiden Seiten die Anliegen zu vertreten. Ich freue mich über diese Aufgabe.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist auch personeller Natur. Im Team Services wird es im 2024 zwei Pensionierungen geben: einerseits Bruno Lüscher, als Leiter IT, und andererseits Katja Mini, als Assistentin der Hochschulleitung. Wir müssen uns überlegen, welchen Bedarf die Hochschule hat, welche Dienstleistungen wir anbieten, wie wir das Team weiterentwickeln wollen und die Stellen entsprechend ausschreiben und besetzen. Das ist eine grosse Herausforderung und bringt Veränderung, mit der wir als Services umgehen müssen. Es freut mich, dass Christoph Bachmann ab Juli 2024 den Teil IT-Verantwortung übernehmen wird. Er ist zudem bereits seit dem 1. Februar mein Stellvertreter – diese Anpassung im Hinblick auf die Pensionierung von Bruno Lüscher haben wir bereits vollzogen. Mein Wunsch für das Jahr 2024, welches bereits mit Schwung begonnen hat, ist, mit viel Elan und Motivation meinen Job machen zu können sowie den Freiraum zu haben, den Austausch mit den Menschen zu pflegen und die Beziehungen innerhalb der Hochschule wie auch nach aussen noch weiter stärken zu können. Also weiterhin viel Schwung und Bewegung. Und Letztere ist auch mein Vorsatz für 2024 für mich privat: Mehr Sport (lacht).»

Weitere Stories

In der Reihe «Erzähl mal…» geben Mitarbeitende und Studierende der Hochschule für Architektur, Bau und Geomatik FHNW Einblicke in Projekte, Themen oder Gremien, die ihnen am Herz liegen. Bisher haben die folgenden Personen erzählt:

• Ruedi Hofer und Gerhard Schrotter, Stabwechsel Direktion
  
• Daniel Kellenberger, Professor für Nachhaltiges Bauen - Ökobilanzierung
• Mitglieder des Projektteams "Baukulturen in der Schweiz", SNF-Projekt "Baukulturen der Schweiz 1945–1975. Kontexte – Strategien – Perspektiven"
• Manuela Amann, Masterstudentin MSE Profile Geomatics und Wissenschaftliche Mitarbeiterin am Institut Geomatik
• Rohit Ranjan, Projektmitarbeiter am Institut für Nachhaltigkeit und Energie am Bau
• Fiona Tiefenbacher, Wissenschaftliche Assistentin am Institut Geomatik
• Andreas Witmer, Wissenschaftlicher Mitarbeiter am Institut Nachhaltigkeit und Energie am Bau
• Roger Ebener, Mitarbeiter Stab
• Barbara Sintzel, Leiterin des Instituts Nachhaltigkeit und Energie am Bau
• Katja Strittmatter, Studentin Bauingenieurwesen
• Patrick Mettler, Präsident der Fachschaft
• Natalie Lack, Wissenschaftliche Mitarbeiterin und Dozentin des Instituts Geomatik
• Ruedi Hofer, Direktor der Hochschule für Architektur, Bau und Geomatik
• Annette Helle, Leiterin des Instituts Architektur
• Christina Klausener, Leiterin Marketing und Kommunikation der Hochschule für Architektur, Bau und Geomatik
• Wissam Wahbeh, Leiter des Fachbereichs BIM Modellierungstechnologien des Instituts Digitales Bauen
• Achim Geissler, Dozent für nachhaltiges und energieeffizientes Bauen des Instituts Energie am Bau
• Shadi Rahbaran & Ursula Hürzeler, Professorinnen für Entwurf und Konstruktion am Institut Architektur
• Stefan Waldhauser, Dozent für Haustechnik am Institut Architektur